Успешный запуск EAM-проекта. Что для этого нужно?

Информационное издание компании «АНД Проджект», март 2008 

Сегодня много говорится о необходимости использования современных методологий управления основными фондами и поддерживающих их информационных систем – Enterprise Asset Management, EAM. Это нужно для повышения фондоотдачи, поддержания основных фондов в максимальной готовности, сокращения времени простоев и снижения издержек на ремонты оборудования. Однако к внедрению новых ИС, равно как и к применению новых методологий управления, следует подходить ответственно: чтобы минимизировать риски в ходе внедрения, предприятие должно быть подготовлено к решению такой задачи.

Стоит ли внедрять EAM-систему, готово ли предприятие к внедрению на текущий момент, какие подготовительные мероприятия нужно провести, чтобы проект был реализован максимально безболезненно и принес реальную выгоду – все эти вопросы требуют своевременных полных ответов. Именно поэтому нам хотелось бы заострить внимание на методах оценки готовности предприятий к развертыванию EAM-систем и обсудить, какие подготовительные мероприятия нужно провести, прежде чем приступать к осуществлению проекта.

Основные моменты, которые необходимо учесть при планировании проекта внедрения, сформулированы в статье «Как оценить готовность предприятия к внедрению ЕАМ системы?» (PC Week №46/2005). Это, прежде всего,  реорганизация технических служб, создание команды внедрения, подготовка сотрудников к предстоящим изменениям и др.

Паспортизация оборудования – задача выполнима

Качество и результативность работы системы управления ТоиР в огромной степени зависит от качества собранной информации. ЕАМ-система – это инструмент, который оперирует определенным набором данных об оборудовании, его истории, состоянии, ресурсах и т.д., и для максимальной результативности работы этого инструмента входящая информация должна обладать достаточной полнотой и соответствовать целям предприятия. Вопросы подготовки технической базы и паспортизация оборудования очень детально освещены в статье Павла Гордеева «ЕАМ системы: Решение принято! С чего начинать?» (PC Week № 44/2006).

Однако задача сбора информации – паспортизации оборудования – вызывает у менеджеров самые большие сомнения в возможности эффективного внедрения EAM-системы на их предприятии. Любой проект внедрения ЕАМ-системы предполагает решение этой задачи, однако нередко она кажется невыполнимой: зачастую в ведении главных специалистов и начальников производственных подразделений находятся даже не тысячи, а десятки и сотни тысяч единиц производственного оборудования. Далеко не на все объекты есть паспорта и формуляры, а если документы и имеются, то сведения в них не всегда вовремя обновляются. Однако растущее количество успешных проектов создания систем управления ТОиР говорит о том, что выход существует и задача выполнима.

Тем, кто приступает к созданию базы электронных паспортов активов своего подразделения или предприятия, можно предложить несколько основных рекомендаций.

Выделяем активы

Во-первых, необходимо сразу определиться с тем, что относить к активам, а что считать материальными ресурсами (запчастями, материалами и другими видами товарно-материальных ценностей). При управлении ремонтами руководствуются следующим принципом: к активам относят такие единицы фондов, у которых:

• есть своя периодичность обслуживания и ремонтов или методология подобных процедур, не зависящая от сопровождения других объектов;
• ведется индивидуальный учет затрат;
• хранится история выполненных работ;
• осуществляется индивидуальный контроль состояния.

Рассавляем приоритеты

Во-вторых, как при решении любой масштабной задачи, необходимо определиться с приоритетами. Определить степень приоритетности оборудования можно по следующему принципу: единица является критичной, если удовлетворяет трем параметрам: а) является неотъемлемым звеном в выпуске продукции, б) не имеет резерва, с) имеет высокую стоимость, либо является «нетиповой», что может означать длительные сроки поставки запчастей, длительные сроки замены. Если актуальны все три параметра – приоритет оборудования высокий, наименее приоритетное оборудование не удовлетворяет ни одному параметру.

Важно, что разные степени приоритетности требуют сбора сведений различного объема. Для ключевых активов необходимо максимально детальное описание, так как иначе в процессе эксплуатации ЕАМ-система не сможет помочь в выявлении корневых причин возникающих проблем. Сведения же о вспомогательном оборудовании могут фиксироваться в базе данных “одной строкой”, т. е. с минимумом данных.

Не забываем про запчасти

Другим аспектом задачи сбора информации для внедрения ЕАМ-системы является классификация запасных частей и номенклатуры, используемой в ремонте.

Закупка запасных частей для многих предприятий является одной из самых важных и больших статей затрат на техническое обслуживание. И именно эту статью бывает сложно контролировать, поскольку те, кто требует запчасти (технические службы), и те, кто фактически их закупает (бухгалтерия, логистика), говорят «на разных языках». В каждой службе одна и та же запчасть может называться по-разному, что вызывает отсутствие «прозрачности» в снабжении.

«пдш – 14 мм» = «подшипник качения»

При сборе первичной информации отдельное внимание стоит уделять классификации и кодированию запчасти. В эффективной системе управления ТОиР каждая запчасть может иметь минимум три наименования, по которым можно ее идентифицировать: 1) внутренний код, по которому каждый подшипник отличает ремонтный персонал, 2) код по каталогу производителя запчасти, нужный для работы снабженцев и 3) наименование позиции, данное поставщиком (дистрибьютором) запчасти – его фиксирует на предприятии бухгалтерия, и по нему списываются запчасти. В наиболее известных ЕАМ системах (например, в iMaint) есть возможность ведения двойной, тройной и т.д. классификации запчастей. Благодаря этому, например, сервисная служба будет видеть подшипник как «пдш – 14 мм», бухгалтерия – как «подшипник качения, 14 мм» (согласно накладным), а логистика будет идентифицировать эту же запчасть как «20084783-14мм-пдш-кач», согласно каталогу запасной части у производителя. Важно, что в этом случае все три отдела пользуются разными классификаторами, но при этом обращаются к одному и тому же подшипнику, и его движение по складу отражается в ЕАМ-системе.

Интегрируем EAM с учетной системой

Такой подход является ключом к решению важнейшей задачи – интеграции системы управления ремонтами в единое информационное пространство предприятия. Пользователями EAM-системы могут быть отделы и подразделения, использующие различные учетные системы. Скажем, сервисная служба учитывает запчасти и ремонты в iMaint, бухгалтерия работает в 1С, а логистика оперирует частично 1С, частично документами в MS Excel, в приемлемом для поставщика формате. Вряд ли будет оправданным переход к единому для всех программному продукту – слишком велики затраты. Более конструктивным решением представляется стыковка двух систем (учетной и iMaint) друг с другом. В результате «бесшовной интеграции» систем  достигается полная прозрачность и идентичность движения запчастей по складам в обеих системах. Снимается проблема «двойного ввода» информации: если раньше бухгалтер заносил накладную на подшипник в учетную систему, руководитель сервисной службы также должен был выполнить это действие в iMaint. Благодаря интеграции систем любая операция, введенная в учетную систему, тут же отражается в iMaint, а любая фиксация расхода на ремонт в iMaint отражается в виде списания запчасти в учетной системе. Технически эта схема настраивается очень просто, путем создания временного носителя (вариант: таблицы Excel) и установки процессов загрузки-выгрузки данных в базы данных двух систем. Однако данный процесс будет работать безотказно только тогда, когда справочники запчастей обоих системах «синхронизированы» – при всех различия классификаторов совпадают по количеству назначению записей.

Качественная подготовка предприятия к внедрению EAM-системы – правильно поставленная цель, выверенные приоритеты, наличие необходимой информации, детальный анализ работы предприятия – послужит успешным стартом проекта внедрения ИС и позволит с минимальными затратами (трудовыми, временным, финансовыми) автоматизировать управление ТОиР. В заключение скажем, что задача сбора информации для внедрения EAM-системы, несомненно, сложна, но выполнима: сказанное в этой статье неоднократно опробовано в ходе проектов, выполненных компанией «АНД Проджект».